통신시스템 규모 정확히 따져라
적정 국선수·사무실 면적 등 고려해야

키폰은 일반전화기와는 달리 다양한 기능을 지니고 있어 편리하다. 그러나 막상 키폰을 구입하는 경우에는 어떤 제품을 골라야 할지 난감한 경우가 많다.

전문가들은 사무실 환경에 맞게 우수한 성능을 지닌 키폰을 선택함으로써 원활한 통신시스템을 구축하는 것이 중요하다고 충고한다. 키폰 선택이 제대로 이뤄지지 않거나 통신 시스템 구축이 미흡할 경우 업무 효율성이 떨어지는 것은 물론 회선의 추가 증설에 따른 비용부담이 발생하기 때문이다.

아울러 키폰 설치 및 통신시스템 구축에 관한 사항을 키폰 제조업체나 정보통신공사업체와 사전에 충분히 협의함으로써 최적의 사무 환경을 조성할 수 있다.

전문가들이 제시하는 키폰 선택요령 및 키폰 설치시 유의사항에 대해 알아본다.

□ 키폰 선택 요령
o 발신자는 표시될 수 있는가 = 발신자 번호 표시(CID) 서비스는 지난 2001년 4월 시작됐으나 기존에 출시된 제품은 CID 기능을 지원하지 않아 사용시 불편이 뒤따르고 있다.
새로 키폰을 구입하는 경우라면 CID 기능을 지닌 제품을 선택해 해당 서비스를 제대로 이용하는 것이 바람직하다.
o 별도장비 없이 ARS 기능이 가능한가 = ARS(자동응답시스템) 기능을 구현하기 위해 별도의 장비를 설치하려면 많은 비용이 든다. 따라서 최초 설치시 ARS 기능을 지닌 키폰을 선택하는 것이 좋다.
o 업그레이드는 손쉽게 할 수 있는가 = 키폰의 기능은 매우 다양하다. 따라서 키폰의 성능을 극대화하려면 사용자가 각자의 필요에 맞게 최적의 시스템을 구축해야 한다.
이를 위해 컴퓨터와 같이 업그레이드가 용이하고 하드웨어를 변경시키지 않아도 기능을 다양화할 수 있는 제품을 고르는 것이 좋다.
o 다양한 정보가 표시되는가 = 표시창에 사용자의 이름, 국선번호, 걸려온 사람의 이름, 전환해야 할 대상 등 다양한 정보가 나타나는 제품을 고르는 것이 바람직하다.

□ 키폰 설치시 유의사항
o 통신시스템의 규모를 정확히 파악하라 = 국선은 몇 개 사용하는지, 설치 후 1∼2년 내에 회선을 늘려야 할 필요는 없는지 꼼꼼히 파악해야 한다. 특히 1∼2년 안에 증설 계획이 없다면 과도한 비용부담이 발생하지 않도록 지나치게 용량이 큰 제품은 피하는 것이 좋다.
o 내선은 몇 개 사용할 것인지 정하라 = 내선이란 사무실 내부에서 사용되는 전화기의 회선 수를 말한다. 최초 설치시 정확한 내선 수를 파악해야만 불필요한 지출을 막을 수 있다.
o 몇 대의 키폰 전화기를 설치할 것인지 따져라 = 전화사용이 많지 않은 곳에는 일반 전화기를 설치해도 무방하지만 일반적인 사무실이라면 키폰을 설치하는 것이 여러모로 유리하다. 그러므로 사무실 환경에 맞게 적정 대수의 키폰을 설치하는 것이 중요하며 설치 장소의 면적이나 구조상의 특징도 사전에 면밀히 검토해야 한다